L'uomo moderno è costretto ad avere la posta elettronica. Senza di esso, è impossibile registrarsi in vari progetti Internet, creare account sui social network e condurre una vita lavorativa a tutti gli effetti. Dove c'è un grande flusso di informazioni, ci devono essere regole per mantenere l'ordine.
Hai mai provato a contare quante email arrivano ogni giorno nella tua casella di posta? A volte il loro numero è più di cento, e questo non è il limite. È abbastanza ovvio il motivo per cui è difficile trovare lettere davvero importanti in un tale flusso di informazioni. Come puoi mettere le cose in ordine nella tua posta ed evitare il ripetersi di questo caos in futuro?
La radice del problema
La posta elettronica è un classico canale di comunicazione attraverso il quale si continua a scambiare informazioni in un ambiente professionale. Riceviamo notifiche, documentazione di progetto, fatture di pagamento, contatti di futuri partner commerciali, ecc. alla nostra e-mail. Il caos nella posta elettronica crea confusione nella testa: non puoi raccogliere i tuoi pensieri, ricordare dati importanti, è facile dimenticare qualcosa, è difficile trovare qualcosa …
Da qui la mancanza di tempo e la semplice irritabilità. Quindi perché non riordinare la tua email una volta e poi tenerla sempre così?! Credimi, è un piacere lavorare con tale posta!
Mettere le cose in ordine
Prendi l'abitudine di suddividere la corrispondenza in arrivo in categorie: lavoro, personale, intrattenimento, interessante, ecc. Puoi anche iniziare a ordinare le lettere per cognome se ne hai davvero bisogno. Assicurati di utilizzare le etichette standard del tuo servizio: contrassegna le lettere come importanti, mettile con asterischi e altri segni distintivi. Non lasciare email non necessarie nella directory generale: contrassegnale immediatamente come "spam". Inoltre, non fa male annullare l'iscrizione a mailing inutili.
Impara a lavorare con gruppi di lettere. Basta evidenziare un certo numero di lettere ricevute con caratteristiche simili e inviarle a una directory separata, eliminarle o contrassegnarle. Questo aiuta a risolvere efficacemente il problema della confusione in un grande flusso di email in arrivo.
Quando ricevi email importanti, ma non sarai in grado di rispondere subito, contrassegnale con l'etichetta standard più ricca: la prossima volta che avvii la posta, te ne accorgerai per prima e risponderai. Se non lo fai subito, le lettere importanti andranno perse tra le altre e deluderai la persona o non avrai tempo per fare qualcosa di importante.
Ci sono lettere che non hanno alcun senso da memorizzare. Se sai per certo che la lettera ricevuta è chiaramente spam, eliminala immediatamente, senza nemmeno aprirla. Altrimenti, ti imbatterai in esso ogni volta e perderai tempo a rileggere il titolo. Nel volume di una lettera, trascorrerai alcuni secondi, ma quando ce ne sono molti, la perdita di tempo risulta essere abbastanza tangibile.
