Gli impiegati devono spesso inviare lettere via fax. I casi possono essere completamente diversi, ma cosa fare se ti trovi di fronte a un problema del genere per la prima volta e non hai assolutamente idea di come inviare una lettera a un fax.
Istruzioni
Passo 1
Componi la tua lettera in MS Word, utilizzando il modello che puoi utilizzare in MS Publisher per aggiungere un logo aziendale. Usa MS EXEL se hai bisogno di comporre e inviare via fax fogli di calcolo. Se invii immagini, devono avere l'estensione.jpgG.
Passo 2
Tieni presente che la dimensione di una lettera standard che può essere inviata via fax è una pagina A4. Il carattere richiesto per la scrittura è di almeno 10 punti. Per questo motivo, è meglio tenere tutti i tuoi pensieri su un foglio in modo da non dover inviare informazioni su più pagine.
Passaggio 3
Indica tutte le informazioni in modo chiaro e conciso. Nella lettera che invierai al fax, scrivi solo ciò che sarà utile e interessante per il tuo destinatario. Se, ad esempio, ti è stata inviata una richiesta specifica, rispondi esattamente ad essa, senza deviare dall'argomento, ecc.
Passaggio 4
Non inserire piccole immagini o disegni nelle lettere, possono essere sfocate e, di conseguenza, il destinatario riceverà solo un'opinione negativa su di te o sulla tua azienda. Assicurati di includere il tuo indirizzo, numero di telefono/fax o altre informazioni di contatto alla fine del messaggio.
Passaggio 5
Stampa la tua lettera. Esaminare il documento per la qualità di stampa, dovrebbe essere buona, tutte le lettere dovrebbero essere chiare e non sfocate in modo che il destinatario possa distinguere il testo. Se trovi delle carenze, correggile e stampa di nuovo la lettera.
Passaggio 6
Aprire il vassoio di alimentazione dei documenti sul fax. Di solito si trova sul retro della macchina. Inserisci la tua lettera a faccia in giù. Se hai più fogli, controlla se il tuo facsimile supporta l'invio in blocco, in caso contrario dovrai inserire ogni foglio separatamente.
Passaggio 7
Attendere il segnale acustico, la macchina dovrebbe prelevare la carta. Componi il numero di fax del destinatario. Attendi una risposta dall'altra parte del filo.
Passaggio 8
Presentati e indica che desideri inviare il fax. Premi il pulsante "Start" insieme al destinatario (Di solito dicono: "Start"). Il fax verrà inviato se tutti i passaggi sono stati completati. Non sostituire il tubo finché la carta non è passata completamente attraverso la macchina.
Passaggio 9
Clicca sul pulsante "Contatta" e specifica se la tua lettera è stata inviata al destinatario (se il fax è passato). Se la qualità del display è scarsa, riprovare tutti i passaggi.
